ALGUNS PROBLEMAS DE ORDEM JURÍDICO-LEGAL OCORRIDOS NA IMPLANTAÇÃO, CUSTOMIZAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS. SUGESTÕES DE NOVAS CLÁUSULAS A SEREM INSERIDAS NOS CONTRATOS DE LICENÇA DE USO DE SOFTWARE.
Não há uma definição formalizada e defintiva do que seja implantação ou customização de sistemas. Por não haver definição universal, podemos conceituá-las como atividades que têm em comum os serviços prestados de adaptação do sistema às medidas e gostos do usuário. Há implantações e customizações que demandam períodos maiores ou menores de tempo. Algumas customizações, mais complexas, requerem a elaboração de cronogramas de desenvolvimento e comportam-se como verdadeiros novos projetos a serem desenvolvidos. Algumas implantações, mais simples, sem customizações detalhadas, processam-se com mais rapidez; outras, por problemas técnicos, demoram-se.
As adaptações mais demoradas do sistema são um problema quando não se consegue realizá-las de forma organizada e previsível, documentando solicitações e decisões de adaptação, de forma que as responsabilidades não se percam e se consiga avaliar detalhadamente quantas horas a mais, além do previsto no projeto original, foram trabalhadas – ou serão trabalhadas - e referentes a quais atividades. Normalmente as responsabilidades perdem-se, no sentido de confundir-se, pois não se identificam com os problemas havidos x horas despendidas. Como resultado, as atribuições de culpa pelos fracassos parciais ou totais são recíprocas.
Conclusão: é necessário organizar-se e formalizar-se/documentar-se, relativamente à execução de implantações, customizações e desenvolvimento de sistemas e adotar, ao menos, as seguintes práticas:
1) Entre outras, é necessário criar um formulário de “REGISTRO DE ATAS DE REUNIÃO”, para as reuniões relacionadas com implantações, customizações e desenvolvimento de sistemas, e adotar-se a prática de registrar, o mais detalhadamente possível, tudo que ficou combinado na respectiva reunião. Ao final deve-se registrar a data da reunião, os nomes completos e cargos/funções das pessoas presentes e coletar suas assinaturas. No mínimo: campos de data da reunião, tarefas combinadas, nomes, cargos/funções e assinaturas das pessoas presentes; data, nomes, cargos/funções e assinaturas das pessoas competentes que aprovam a solicitação ou modificação.
2) É necessário criar um formulário de título “SOLICITAÇÃO DE MODIFICAÇÃO DE SISTEMA” ou “REGISTRO DE ADAPTAÇÃO DE PROGRAMA”. Com - pelo menos - os campos de data, descrição da modificação/solicitação, nome, cargo/função e assinatura da pessoa que solicita e data, nome, cargo/função e assinatura da pessoa que aprova.
3) É necessário formalizar o fim de todos os desenvolvimentos e adaptações/customizações através de um “Documento de encerramento de implantação e oficialização de uso do software/sistema” (modelo anexo) – ou, pelo menos, através de uma carta do cliente, com data e assinatura de pessoa autorizada, que declare de maneira inequívoca que o mesmo considera encerrados e concorda com todos os desenvolvimentos e implantações/customizações.
4) É necessário inserir nos contratos de licenças de uso de programas, nos capítulos ou conjunto de cláusulas relacionadas com implantação e/ou customização, algumas cláusulas e condições, tais como, entre outras:
a) “Quaisquer modificações dos sistemas/programas e suas consequentes adaptações às medidas e solicitações da CONTRATANTE/CLIENTE, devem ser documentadas por solicitações feitas por escrito e aprovadas por pessoa competente da CONTRATADA, previamente à execução das mesmas; as modificações combinadas e/ou solicitadas em reuniões deverão ser formalizadas por escrito pela CONTRATANTE/CLIENTE e ter aprovação da CONTRATADA antes de sua execução.”
b) “A CONTRATADA não se responsabiliza por quaisquer problemas ou prejuízos que a CONTRATANTE/CLIENTE possa vir a sofrer devido a deficiências ou não-adaptações do sistema ou não cumprimento de cronogramas e não realização de tarefas com as quais a CONTRATADA não tenha expressamente concordado e formal e previamente aprovado.”
c) Outras cláusulas – vide nossos Contratos de Desenvolvimento e Licença de Uso de Software.
TARCISIO QUEIROZ CERQUEIRA, LLM, PhD
ADVOGADO
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Todos os direitos reservados – proibida a reprodução parcial ou total sem expressa anuência do autor
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logotipo DOCUMENTO DE ENCERRAMENTO DE IMPLANTAÇÃO E OFICIALIZAÇÃO DE USO DO SISTEMA/SOFTWARE
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Projeto Implantação do Sistema/Software ______________________________________
Reunião de encerramento
Contratante/Cliente:
Em ___/___/___ às ___/___ hrs
Local:
Participantes:
Convocados ausentes:
Coordenador da reunião:
Pauta:
– Análise da situação do sistema
– Análise das pendências com a CONTRATADA (se existir)
– Termo de encerramento
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ASSUNTO COMENTÁRIOS
Situação atual do sistema
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Registrar onde está sendo executado o sistema (filiais, locais), quais módulos estão implantados nesses locais, e um comentário genérico de como está executando.
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Pendências com a CONTRATADA Se houver pendências com a CONTRATADA relatar comentários e exigências do cliente/CONTRATANTE, e compromissos assumidos pela CONTRATADA para pós implantação.
Termo de encerramento e oficialização de uso Pode conter comentários como este: Considera-se a partir desta data encerrada a implantação (do sistema ..... ou dos módulos .... do sistema –especificar com clareza cada um dos módulos.)
Os ajustes necessários serão feitos no decorrer da utilização do sistema, tendo o apoio (suporte) do Distribuidor ..... e da CONTRATADA.
Contrato de manutenção/atualização e suporte técnico Se existir contrato de manutenção/atualização e suporte técnico: A partir desta data a CONTRATADA fica autorizada a cobrar as mensalidades referentes ao contrato de manutenção/atualização e suporte técnico dos referidos módulos implantados.
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Redator:
O cliente abaixo asssinado concorda plenamente com os termos deste documento de encerramento de implantação e oficialização de uso do software/sistema, que faz parte integrante do presente contrato. -----------------------------------------------------
Cliente/CONTRATANTE _________________________________________________ CONTRATADA __________________________________________
Nome Xxxxxx xxxxxxx xxx Nome Xxxxxx xxxxxxx xxx
Cargo....... Cargo......
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TARCISIO QUEIROZ CERQUEIRA, LLM, PhD
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